預算

會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面:

1、交通費用

交通費用可以細分為:

(1)、出發地至會務地的交通費用—包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿 地的交通

(2)、會議期間交通費用—主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3),歡送交通及返程交通—包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室沂費用

具體可細分為:

(1)、會議場地租金—通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、 主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內—比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用—此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻 譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中 包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用—如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求， 可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用—這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議.

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解—值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關一一譬如容房內的 長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算—而改為按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算—自助餐形式，按桌預算—圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶易欠

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種一一西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花

茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯誼酒會舞會

事實上，聯誼酒會舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會j舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認:

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括:

.設備本身的租賃費用，通常按天計算

.設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

.音源—主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節目

通常可以選定節目后按易欠計算—預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關—專場或包場除外。

d、其他—點心、水果及調制色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。

那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢? 展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方—相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用以口果有考察計劃的話)。 不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。

展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mk3m隔斷高度在23m至23m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽髻如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就很難預測了—通常面議，按日計算，價格與場地客流集中度及展覽時間(是否重要假日等南關。

.邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象(客戶滲加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發布—從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及

標準等等，有些還附送會議嚷)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。回執—對于主辦者來說，回執是對會展企劃活動成功與否的判定標志之一。回執收到后，通常需要統計依這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息一~鉀月確的人數、職務、性別、聯系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納為標志)，接下來需要做的就是資源分配—主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成后發出。回執可以有多種形式—傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會展課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知—如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

.簽到與入住安排

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的—回執統計表、簽到表格、弓}導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(a覽煩知、會議(w覽)詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽

到服務人員應該不少于6人—工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。如果事先將回執的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

.餐飲安排

一般而言，展覽不統一安排餐飲m邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式—自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系。統一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制咐民多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的最低要求，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較復雜—特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有: 開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數那桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

.交際酒會

交際酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關系及容戶感情聯誼，所以氛圍十分重要。交際酒會通常在一個環境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環節有:樂隊域者音響、音源)、節目及演員、節目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、夭氣預報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務人員等。

重點:場地、節目、司儀、安全保障、服務程序。

由于酒會的規模及目的不同，沒有完整的標準酒會模式，只能借鑒一些}.1-9舉辦討的酒會享例。

.新聞發布會

新聞發布會議形式包括記者招待會、新聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問’為主要特色。另外，新聞發布會由公關負責人執行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發布會。

新聞發布會要素:

.目的

.信息發布的目標受眾

原文來源于www.omaten.com